導入事例

無償版で利用してみたところ、内勤社員から好評で有償版へ切替。
急な予定変更時に連絡の手間が減ったため社内の電話件数が削減!
お客様対応へ時間を充てることができるため、電話対応もスムーズに!

アーバンシステム株式会社

不動産
事業内容 不動産管理業
設立 1990年3月1日
従業員数 約100名
URL http://www.urban-system.co.jp
料金プラン 有償版
導入前の課題
  • これまでは行動予定表のホワイトボードを社内へ設置していたが、予定変更時・帰社時間の変更時等、都度事務所へ電話する必要があった。
  • 現場直行の場合は9時半までにその日の行動予定を連絡するというルール(通称:定時連絡)があったが、朝の忙しい時間に事務方が電話を取るのが難しいことがあった。
  • 他事業所の社員の出勤状況がわからないため、休日/会議中/お客様対応中の社員への電話をしてしまうことがあり、ロスが発生していた。
導入背景
  • 社員から導入について提案があり、まずは当該社員の在籍部署にて10名程度で無料版を利用。
  • 事務社員から好評だったため、8割の部署で導入することとなり有償版へ切り替え。
選定理由
  • スマートフォンからのステータス変更が可能であること。
  • ステータス確認画面がシンプルで、色分けもできるためひと目でわかりやすいこと。
  • 過去にグループウェアを導入したことがあったが、当時は社用携帯がガラケーだったこともあり、PCからのステータス変更しかできず、短期間で解約した経緯があるため代わりとなるものを探していた。
導入効果
  • 他の社員の在席状況が分かるので連絡がしやすい。(休日/会議中/お客様対応中の電話を避けることができる。)
  • 定時連絡や予定変更時に事務所に電話をかける必要がなくなり、ホワイトボードの予定表書き直しの手間が減った。それに伴い、事業所間・社員内での電話を減らすことができ、お客様からの入電時に人手不足で電話が取れないことがほぼなくなった。
  • 急な案件が発生した際に、どのメンバーが近くにいるか把握するのに役に立つ。
使用方法

スマートフォンでのご利用方法

  •  現場へ行く際、行先・用件欄へ現場の地域名と戻り時間を入れている。

パソコンでのご利用方法

  • 内勤社員、及び外勤社員で社用携帯を付与していない社員については、PCからのステータス変更をしている。後者については、社用携帯の付与までの間は、上司もしくは事務社員がステータス変更を代行。

グループ登録のご利用方法

  • 原則は事業所ごとに登録。人数が多い事業所は部署単位で登録している。

その他、ZAiSEKIの社内ルール

  • 休みの日は、行先・用件欄へその日付を入力。連休時は「7/16~18」のように入力。
  • 在宅勤務時は「外出」ステータスを選択の上、行先・用件欄には「リモート」と入力。
  • 内勤社員については、1人1アカウントではなく、まとめて利用するよう
  • 「●●事業所事務」とメンバー登録を行い、行先・用件欄に出勤状況を記録している。(記入例:「7/16 事務a、事務b、事務c」)

 

使用イメージ

【スマホ画面】

 
 
お客様の声
  • これまでのホワイトボードは内勤社員が見やすい位置に置いてあったため、止むを得ず外勤社員が電話を取った際に見づらいことがあった。PC・スマートフォンであれば席を問わず確認が容易になった。
  • スマートフォン版は、ステータス確認画面から直接電話・ショートメールできるので、画面切り替えをして電話帳から探す必要がない。
  • コロナ禍において、事務所の在室人数に制限があったため、その把握に役に立った。また、内勤社員の出勤制限により電話対応の人手が減っていたが、事務所間・社員間の電話数を減らせていたのでそこまで苦痛にならなかった。
  • 行先は変更せず終了時間のみ変更したい場合に、行先から打ち直さなければいけないのが面倒だと感じる。PCでは問題ないが、外出先ではスマホしかないので不便。
事例一覧
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